Thẩm quyền của UBND cấp xã trong công tác chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ

Cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu chứng thực của công dân và doanh nghiệp ngày càng tăng. Mặc dù Chính phủ đã ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 quy định về công chứng, chứng thực; Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và các văn bản QPPL sửa đổi, bổ sung khác như: Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, Nghị định số 06/2012/NĐ-CP. Tuy nhiên trên thực tế, những quy định này vẫn còn nhiều điểm bất cập, trong đó vấn đề thẩm quyền, trách nhiệm chứng thực của các cơ quan nhà nước chưa phân định rõ ràng, gây vướng mắc cho chính các cơ quan nhà nước và người dân khi thực hiện.

Bô phận một cửa tại phường Phú Xá, Tp. Thái Nguyên

Do đó, để tạo nhiều thuận lợi cho người dân và cơ quan có thẩm quyền chứng thực, ngày 16/02/2015 Chính phủ ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Nghị định này có hiệu lực kể từ ngày 10/4/2015 và thay thế cho các văn bản trước về lĩnh vực này.

Nghị định 23/2015/NĐ-CP ra đời nhằm khắc phục những hạn chế, bất cập trong công tác chứng thực hiện nay đặc biệt là ở cấp cở. Trong đó, thẩm quyền của UBND cấp xã trong công tác chứng thực được quy định theo hướng rõ ràng và mở rộng hơn.

Thứ nhất, về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính

Theo quy định của Nghị định số 04/2012/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi Điều 5 Nghị định số 79/NĐ-CP, việc phân định thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản giữa UBND cấp xã, Phòng Tư pháp là dựa trên loại giấy tờ, văn bản (Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ; UBND cấp xã chỉ có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt). Trong khi đó, các khái niệm về “giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt”, “giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài”, “giấy tờ, văn bản song ngữ” cũng chưa được quy định rõ ràng, từ đó gây khó khăn cho cơ quan thực hiện chứng thực, chính vì vậy trong một số trường hợp, yêu cầu chứng thực của người dân đã bị từ chối giải quyết.

Do đó, tại Điều 5 Nghị định số 23/2015/Nđ-CP đã phân định thẩm quyền của Phòng Tư pháp và UBND cấp xã trong việc chứng thực bản sao từ bản chính căn cứ vào cơ quan cấp giấy tờ, văn bản. Theo đó, Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận (điểm a khoản 1); còn UBND cấp xã chỉ thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận (điểm a khoản 2 ).

Thứ hai, về thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản

Theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp xã không có thẩm quyền chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản tiếng nước ngoài, mà thẩm quyền này thuộc về Phòng Tư pháp cấp huyện. Quy định này đôi khi gây ra sự lúng túng cho người dân và tổ chức khi phân định thẩm quyền.

Để thuận tiện cho người dân và tổ chức, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định Phòng Tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực như nhau, không phân biệt ngôn ngữ của giấy tờ văn bản (điểm b khoản 1, điểm b khoản 2).

Thứ ba, về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch

Theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP thì việc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện; hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị trên 50 triệu đồng thì thuộc thẩm quyền công chứng của Phòng Công chứng; còn UBND cấp xã không được giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản.

Theo Luật Nhà ở năm 2014 thì UBND cấp xã (nơi có nhà ở) có thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở. Tuy nhiên, riêng về hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản thì UBND cấp xã vẫn không có thẩm quyền.

Tuy nhiên, trên thực tế, việc định giá tài sản là rất khó khăn, hầu hết phụ thuộc vào việc khai nhận của người mua, bán tài sản. Bên cạnh đó, có rất nhiều các giao dịch liên quan đến động sản có giá trị thấp, giao dịch không phức tạp, thân nhân người tham gia giao dịch rõ ràng, tần suất thực hiện giao dịch cao, là đối tượng giao dịch thường xuyên thì người dân vẫn phải đến tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND cấp huyện thực hiện, điều này vừa gây phiền hà, tốn kém, vừa không phù hợp tính chất của giao dịch.

Để khắc phục tình trạng trên, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định Phòng Tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền như nhau trong việc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản, không phụ thuộc vào giá trị của tài sản (điểm d khoản 1 và điểm c khoản 2, Điều 5). Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã theo quy định của Luật Nhà ở (điểm đ khoản 2). Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở tại đô thị theo quy định tại Điều 93 của Luật Nhà ở năm 2005 cho đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2015 (khoản 2 Điều 47).

Như vậy, Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã cơ bản giải quyết được những bất cập của Nghị định 79/2007/NĐ-CP. Tuy nhiên, việc mở rộng thẩm quyền cũng đồng nghĩa với tăng trách nhiệm đối với UBND cấp xã khi mà Nghị định 23 này mới đi vào thực tế nhưng đã gặp không ít những khó khăn, vướng mắc, đặc biệt là trong việc chứng thực hợp đồng, giao dịch. Nếu như Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã được chứng thực hợp đồng nhưng chỉ chứng thực chữ ký thì việc thực hiện sẽ tương đối thuận lợi và không phát sinh nhiều vướng mắc. Nhưng đối với việc chứng thực những giao dịch có liên quan đến hình thức, nội dung, trình tự thủ tục thực hiện hợp đồng thì hiện Nghị định 23 chưa quy định cụ thể, rõ ràng. Điều này ít nhiều khiến cán bộ làm công tác chứng thực ở cơ sở lúng túng. Thêm vào đó, khi được giao thêm thẩm quyền này, không phải Phó Chủ tịch, Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn nào cũng nắm vững Luật. Một vướng mắc nữa đó là các trường hợp giao dịch khác như di chúc, đặt cọc, phía UBND xã sẽ không nắm được do pháp luật không yêu cầu phải đăng ký các giao dịch này ở xã. Thực tế đã có những trường hợp giao dịch khi bị ngăn chặn, không thực hiện được ở tổ chức hành nghề công chứng, người dân liền tìm đến UBND cấp xã để chứng thực hoặc ngược lại. Kết quả là cùng một “sổ đỏ” nhưng có khi được đem đi giao dịch với nhiều người, dẫn đến các tranh chấp, khiếu kiện.

Do đó, để Nghị định 23/2015/NĐ-CP thực sự đi vào cuộc sống cần tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao năng lực, trình độ của đội ngũ công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã để tham mưu, thực hiện công tác chứng thực đúng quy định, hiệu quả, hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra.

Hứa Thị Minh Hồng

Khoa Nhà nước và Pháp luật