Ứng dụng chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính góp phần xây dựng chính quyền cơ sở tinh gọn, hiện đại, minh bạch và phục vụ người dân, doanh nghiệp hiệu quả

Hiện nay, chuyển đổi số gắn với cải cách thủ tục hành chính là yêu cầu tất yếu. Thực tế cho thấy, nếu vẫn phụ thuộc nhiều vào hồ sơ giấy, xử lý thủ công và trao đổi trực tiếp thì khi khối lượng công việc tăng sẽ tạo áp lực cho cán bộ, công chức, đồng thời có thể ảnh hưởng đến thời gian giải quyết công việc. Việc ứng dụng công nghệ số giúp cán bộ, công chức tiếp nhận, xử lý và theo dõi hồ sơ trên môi trường điện tử; lãnh đạo thuận lợi hơn trong kiểm soát tiến độ; người dân có thể thực hiện và theo dõi thủ tục thuận tiện hơn. Đặc biệt, việc số hóa, liên thông và khai thác dữ liệu có thể hạn chế tình trạng người dân phải cung cấp lại những thông tin mà cơ quan nhà nước đã có và được phép khai thác. Qua đó góp phần giảm giấy tờ, giảm thời gian, chi phí và số lần đi lại của người dân.
Như vậy, chuyển đổi số đang được ứng dụng trực tiếp vào nhiều khâu của cải cách thủ tục hành chính, từ tiếp nhận hồ sơ, số hóa giấy tờ, giải quyết, theo dõi tiến độ đến trả kết quả. Giá trị của chuyển đổi số không chỉ là “làm thủ tục trên môi trường điện tử”, mà quan trọng hơn là tạo ra sự thay đổi trong quy trình và phương thức phục vụ: chính quyền chủ động hơn, cán bộ xử lý công việc khoa học hơn và người dân được phục vụ thuận tiện hơn.
Để chuyển đổi số thực sự trở thành động lực thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính, cần tập trung vào một số giải pháp sau:
Một là, rà soát lại quy trình giải quyết thủ tục hành chính, lấy sự thuận tiện của người dân làm mục tiêu
Trong thực tế, nếu một thủ tục còn nhiều bước, nhiều giấy tờ thì việc đưa toàn bộ quy trình đó lên môi trường điện tử chưa chắc đã làm thủ tục thuận tiện hơn. Vì vậy, cần thường xuyên rà soát từng nhóm thủ tục, xác định khâu nào còn chồng chéo, thông tin nào có thể khai thác từ cơ sở dữ liệu, giấy tờ nào không cần thiết để đề xuất đơn giản hóa. Mục tiêu là mỗi thủ tục khi được thực hiện trên môi trường số phải ít thao tác hơn, ít giấy tờ hơn, giảm số lần người dân phải đi lại và rút ngắn thời gian giải quyết.
Hai là, nâng cao hiệu quả số hóa và khai thác dữ liệu, tránh tình trạng “số hóa chỉ để lưu trữ”.
Số hóa hồ sơ không nên chỉ dừng lại ở việc quét, lưu các giấy tờ thành tệp điện tử. Quan trọng hơn là dữ liệu sau khi số hóa phải được cập nhật đầy đủ, chính xác và có khả năng khai thác, tái sử dụng theo quy định. Đối với những thông tin cơ quan nhà nước đã có, cán bộ cần chủ động khai thác thay vì yêu cầu người dân kê khai hoặc nộp lại nhiều lần. Khi làm tốt việc này, người dân sẽ cảm nhận rõ nhất lợi ích của chuyển đổi số thông qua việc giảm giấy tờ, giảm thời gian và giảm chi phí thực hiện thủ tục.
Ba là, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức vừa vững nghiệp vụ, vừa thành thạo công nghệ.
Đây là yếu tố có tính quyết định. Chuyển đổi số có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào người trực tiếp sử dụng hệ thống và giải quyết công việc. Do đó, cần tổ chức hướng dẫn, tập huấn theo đúng những tình huống cán bộ thường gặp trong công việc; phân công cán bộ có kinh nghiệm hỗ trợ những người còn hạn chế về kỹ năng số; đồng thời khuyến khích cán bộ chủ động cập nhật kiến thức, sử dụng thành thạo các nền tảng được giao. Cùng với kỹ năng công nghệ, cần đặc biệt coi trọng tinh thần trách nhiệm, kỷ luật, kỷ cương và đạo đức công vụ. Không để xảy ra tình trạng lấy lý do hệ thống, phần mềm hoặc thao tác kỹ thuật để chậm trễ trong giải quyết công việc.
Bốn là, chuyển Trung tâm Phục vụ hành chính công từ “nơi tiếp nhận hồ sơ” thành “điểm hỗ trợ người dân thực hiện dịch vụ công số”.
Đây là giải pháp rất thiết thực đối với cấp xã. Đối với người chưa thành thạo công nghệ, cán bộ có thể hướng dẫn trực tiếp các thao tác cơ bản như đăng nhập, kê khai thông tin, số hóa giấy tờ, nộp hồ sơ, thanh toán và theo dõi kết quả. Quan trọng là hướng dẫn theo phương châm “hỗ trợ để người dân tự làm được”, thay vì cán bộ làm thay hoàn toàn. Sau một vài lần được hướng dẫn, người dân có thể tự thực hiện những thủ tục đơn giản, từ đó hình thành thói quen sử dụng dịch vụ công trực tuyến.
Năm là, tăng cường liên thông, phối hợp giữa các bộ phận, không để dữ liệu bị chia cắt.
Trong quá trình giải quyết thủ tục, một hồ sơ có thể liên quan đến nhiều bộ phận chuyên môn. Vì vậy, cần tăng cường trao đổi, chia sẻ thông tin trên môi trường điện tử, xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận và từng khâu xử lý. Lãnh đạo cần thường xuyên theo dõi tiến độ trên hệ thống, kịp thời nhắc việc đối với hồ sơ sắp đến hạn hoặc có nguy cơ chậm hạn. Qua đó chuyển từ cách quản lý “chờ cán bộ báo cáo” sang “chủ động theo dõi và điều hành trên dữ liệu”.
Sáu là, lấy kết quả phục vụ người dân làm thước đo, không chạy theo hình thức.
Chuyển đổi số không nên chỉ đánh giá bằng số lượng hồ sơ trực tuyến hay số lượng hồ sơ được số hóa. Cần quan tâm đến những kết quả thực chất như: người dân có phải đi lại ít hơn không, thời gian giải quyết có được rút ngắn không, số lượng giấy tờ có giảm không, việc tra cứu và theo dõi hồ sơ có thuận tiện không và mức độ hài lòng của người dân như thế nào. Qua đó, kịp thời phát hiện những khâu còn bất cập để điều chỉnh, bảo đảm chuyển đổi số thực sự phục vụ cải cách hành chính chứ không tạo thêm thủ tục cho cả người dân và cán bộ.
Bảy là, gắn chuyển đổi số với trách nhiệm của người đứng đầu.
Lãnh đạo cấp xã cần trực tiếp quan tâm, chỉ đạo, kiểm tra tiến độ thực hiện; kịp thời tháo gỡ khó khăn về nhân lực, hạ tầng và quy trình; đồng thời xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân. Có như vậy, chuyển đổi số mới trở thành một nhiệm vụ thường xuyên trong hoạt động của chính quyền, chứ không phải một phong trào hoặc nhiệm vụ riêng của bộ phận công nghệ thông tin.
Có thể khẳng định, trong quá trình cải cách hành chính hiện nay, chuyển đổi số không chỉ là giải pháp hỗ trợ mà đang trở thành một phương thức quan trọng để đổi mới hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. Việc ứng dụng công nghệ số trong tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, số hóa hồ sơ, liên thông và khai thác dữ liệu đã góp phần giảm giấy tờ, rút ngắn thời gian, hạn chế việc đi lại và nâng cao tính công khai, minh bạch trong giải quyết công việc.
Từ đó, quy trình được đơn giản hóa, hồ sơ được xử lý nhanh hơn, dữ liệu được khai thác hiệu quả hơn, cán bộ làm việc khoa học hơn và người dân được phục vụ thuận tiện hơn. Trong thời gian tới, cần tiếp tục gắn chuyển đổi số với cải cách thủ tục hành chính, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm, lấy hiệu quả giải quyết công việc và sự hài lòng của người dân làm thước đo. Đồng thời, phải gắn ứng dụng công nghệ với đổi mới phương thức làm việc, nâng cao năng lực số, trách nhiệm và kỷ luật, kỷ cương của đội ngũ cán bộ, công chức. Thực hiện tốt những nội dung trên sẽ giúp chuyển đổi số thực sự trở thành động lực thúc đẩy cải cách hành chính, góp phần xây dựng chính quyền cơ sở tinh gọn, hiện đại, minh bạch, hoạt động hiệu lực, hiệu quả và ngày càng phục vụ Nhân dân tốt hơn./.